4C Roadbook – CHRO

Auch ein Start-up muss sich frühzeitig mit HR befassen!

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Zu zweit fing es im Souterrain an – und heute klimpern 10 Menschen, oftmals Bekannte, Freunde und Ex- Kommilitonen, allesamt nun „Kollegen“ auf den Laptops mit dem einen Ziel: Wachstum! Was brauchen aber Start-Ups in der Personalarbeit und warum? Hier sind sechs Praxis-Tipps.

Start-up-gerecht - wir brauchen schnell Leute

Schnell, flexibel, pragmatisch, nach dem Motto "Kennt jemand jemanden, die jemanden kennt, die oder der das kann?“ Im ersten Schritt kommen Menschen an Bord, die nicht selten aus dem sozialen Umfeld der Gründer kommen. Freunde, die Freunde der Freunde, kennengelernt an der Uni, beim letzten Job, auf der Weltreise, auf Partys. Recruiting erfolgt aus dem Bauch heraus: Mag ich, finde ich sympathisch und hat unseren Drive, wirkt irgendwie ... die meisten Gründer entscheiden das erste Mal so oder ähnlich.

Aber wie gestaltet sich Personalpolitik bei jungen Start-ups, wenn es ans schnelle Wachsen geht? Hier herrscht schelle Einigkeit: Wachstum und zunehmende Größe brauchen professionelle Strukturen. Das gilt beispielsweise für die Finanzen, den IT-Support oder auch für den Vertrieb. Es wird über Aufgaben, Prozesse, Ziele und Tools gebrütet und fleißig implementiert. Und Personal? Das erinnert häufig an Diskussionen über Kunst, Architektur, oder auch Autos und Fußball: „Personal kann jeder!“ Also übernehmen die Gründer und so manche Kollegen der allerersten Stunde einen Teil dieser Personalaufgaben, meistens mit gar keiner bis wenig HR-Kompetenz, mit mehr oder weniger rechtlicher Beihilfe, dafür mit viel Engagement und wenig Zeit.

Wo und wann es kritisch werden kann

Folgendes Beispiel: Ein Traumkunde bestellt die neue Version … gleich im großen Stil. Die Gründer sind ausgelastet, jemand Neues muss also die Verantwortung übernehmen und das neue Geschäftsfeld im Sinne der Gesamtstrategie vorantreiben. Er oder Sie muss mit Oldeconomy können und mit Personalverantwortung und Führungskompetenzen ein kleines Team an den Start bringen.

Eine „Waaahnsinns-Chance“, gleichzeitig eine teure Investition. Denn spätestens jetzt heißt es in Ruhe nachdenken – und plötzlich ist im Start-up strategische Personalplanung gefragt! Know-how-Träger, die in der Gründungsphase eine Schlüsselrolle eingenommen und erfolgreich eine Multi-Schnittstellenposition aufgebaut haben, verlassen das Team - welches Personalprofil ist da in Zukunft gefordert? Die Freundin der Freundin würde gerne, passt aber jetzt wirklich nicht mehr! Plötzlich geht es im Start-up, um Positionsbeschreibungen, Skillprofile und sorgfältiges Recruiting. 

Der Job wird nicht so gemacht, wie gehofft. „Katastrophal“ ist da noch sehr wohlwollend ausgedrückt. Dabei war doch alles klar besprochen, oder? Und jetzt? Wie wird man den Freund des Freundes der Gründerin schnell und unkompliziert wieder los? Plötzlich ist im Start-up von Trennungskultur, Abfindung und zukünftigen „objektiveren“ Einstellungskriterien die Rede.
Und wenn irgendwann über eine professionelle Personalpolitik diskutiert wird, fragen sich alle in der Kaffeeküche, wie denn das coole alte „Startup-feeling“ mit der Einstellung eines kompetenten Personalverantwortlichen („gern auch halbtags“) zu vereinbaren ist.

Hier sind sechs Tipps, die Start-ups bei der Personalarbeit und im Recruiting helfen*

„Gerade für kleinere Unternehmen in Wachstumsphasen ist eine Professionalisierung in HR ein erfolgsentscheidender Faktor. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen und es werden die Weichen für die Zukunft gestellt.“

Claudia Irsfeld, zertifizierter Coach und Trainer Manager People & Development

1. Tipp: Zeit nehmen und gemeinsam herausfinden, welche internen Kompetenzen und Prozesse gebraucht werden

Spätestens jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich zusammensetzen und sich ehrlich und kritisch fragen: Was machen wir hier eigentlich, wenn es um neue Mitarbeiter geht? Welche internen Kompetenzen und Prozesse benötigen wir, um die passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den passenden Skills, Schlüsselkompetenzen und „schlüsselfertigen Leidenschaften“ zur passenden Zeit zu finden und lange zu halten? Ob es dann irgendwann eine eigene HR-Stelle gibt, fest vereinbarte „Personalzeiten“ eines Gründers oder regelmäßige „Personalberatung“ für das Führungsteams ist zweitrangig. Zumindest jedoch für das Recruiting sollten möglichst früh Kompetenzen aufgebaut und Prozesse fest etabliert werden. Der Bauch alleine – so wichtig er nach wie vor bei allen Entscheidungen sein wird – reicht für ein professionelles Recruiting auf der Wachstumsfahrt nicht mehr aus.

2. Tipp: Personalplanung

Ein moderierter Workshop reicht möglicherweise aus: Ausgehend von der aktuellen und zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens wird eine Personalplanung aufgestellt. Hier geht es um fachliche und fachübergreifende Kompetenzen, Positionen, Rollen, Entwicklungsmöglichkeiten und um Budgets.

Tipps zur Jobdescription und Skillprofil:
Jobdescription: Sie beschreibt, welcher Mehrwert mit der Stelle erzielt werden soll. Es wird die organisatorische und gehaltliche Einordnung im Unternehmen vorgenommen, geklärt wie der Job bezeichnet wird und wo er im Organigramm „hängt“. Es geht um ein mögliches Vorgesetztenverhältnis und darum, ob selbst Mitarbeiter geführt werden. Inhaltlich werden die Aufgaben und Arbeitsziele umrissen. Das kann kurz sein und sich flexibel immer wieder ändern, aber bitte schriftlich! Eine Seite kann reichen. Nicht selten ist es der Diskussionsprozess unter den Gründern und anderen Mitwirkenden, der deutlich macht, wie weit einige schon auseinander liegen oder wie nahe viele doch noch zusammen denken.

Skillprofil: Was soll denn die zukünftige neue Mitarbeiterin mindestens mitbringen, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen. Hardskills (Ausbildung/Studium, Berufserfahrung, Weiterbildungen) stehen an erster Stelle. Ebenfalls an erster Stelle stehen die Softskills! „Was für ein Menschenwesen wünschen wir uns denn, die oder der in unser Team passt, unseren Spirit mitträgt, mit unseren Macken auskommen wird und das Volleyballteam ergänzt?“ Bevor in der Anzeige dann doch wieder nur „teamfähig, lernbereit, offen, neugierig, engagiert …“ steht, lohnen die Mühen des Teamworkshops, in dem genau um diese „Andockfähigkeit an unsere ganz besondere Start-up-Kultur“ gerungen wird, damit die alten inhaltsleeren Formulierungen endgültig aus den Köpfen der Beteiligten verschwinden.

3. Tipp: Vorauswahl von Bewerbern

Die Recruitingkanäle (von der Anzeige im Start-up-Magazin bis zu den diversen Portalen) wurden gefüllt und die ersten Bewerbungen trudeln ein. Praxis: Alle stürzen sich auf die Fotos der Kandidaten. Es regiert der Bauch: „So wie der aussieht!“ „Schau mal, die ist doch …“. Leider auch Praxis: In so manchem Start-up herrscht völlige Unsicherheit und Unfähigkeit, wenn es darum geht ein Anschreiben und einen Lebenslauf professionell zu „screenen“. Heißt: Im Anschreiben zwischen den Zeilen zu lesen und es bezogen auf Jobdescription, Skillprofil und dem über allem schwebenden Geist des Start-ups zu bewerten. Nun, das lässt sich lernen und spart langfristig Geld, Zeit und Ressourcen. Nach zügiger und sorgfältiger Prüfung und so manchem bauchgetriebenen Hin und Her werden einige wenige Kandidaten zum Gespräch geladen. Allen anderen wird zügig, wertschätzend und juristisch korrekt (lässt sich auch lernen) abgesagt.

4. Tipp: Königsdisziplin Bewerbergespräch

Es gilt grundsätzlich zu klären, wie viele Interviews geführt werden sollen und wer diese führt. Ein Beispiel: ein sehr ausführliches Interview führt der zukünftige fachliche „Chef“, ein weiteres ein junger Kollege, der selbst erst ein Jahr dabei ist und sich gut in die Rolle des Bewerbers hineinversetzen kann und – sollten die beiden Eindrücke positiv sein – gibt es ein drittes Gespräch mit einem Gründungsmitglied. Vorher aber noch: Wer erfragt welche Informationen, prüft welche Kompetenzen und wie? Wie wird der Informationsübergang zwischen den Gesprächen sichergestellt? Wie wird sichergestellt, dass bei der abschließenden Bewertung zwischen den unterschiedlichen Interviewern dieselben oder zumindest ähnliche Kriterien angelegt werden? Wie kann eine Interviewerschulung aussehen, in der rechtliche und kommunikative Aspekte vermittelt werden, aber auch praktisch geübt wird? Wer entscheidet schlussendlich über Einstellung oder Ablehnung? Wer gibt dem Bewerber eine Rückmeldung zur positiven oder negativen Entscheidung?

Das ist aber nur die eine Seite. Nicht minder wichtig: Wie wollen wir uns als Start-up den Bewerbenden gegenüber präsentieren? So: „Unser Kicker, unser Obstkorb, unser veganer Companysprudel“? Oder so: „Unsere Chillout Lounge, unsere grünen Schallschutzwände, unsere coolen Flexbüros“? Oder so: „Unsere betriebliche Altersversorgung, unser Weiterbildungsangebot, unsere Karrierewege“? Oder doch vielleicht etwas ganz Eigenes? Was dann folgt geht schon über das Recruiting hinaus und zeigt, dass professionelle Personalarbeit eine „never ending story“ ist: Der Arbeitsvertrag wird unterschrieben, ein sorgfältig vorbereiteter „Onboarding-Prozess“ startet, vielleicht in Verbindung mit einem Mentoren- oder Coaching-Programm und jeder Menge Weiterbildung. Womit wir schon im Feld der Personalentwicklung angelangt sind. Aber das ist ein weites Feld.

5. Tipp: Durchziehen, auch wenn es viel erscheint

In dem Augenblick, in dem es beim Rekrutieren von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um mehr als nur die Freunde der Freunde für ein kleines Projekt geht, ist professionelles Vorgehen Pflicht. Natürlich gilt: Jedes Start-up muss die Form von Professionalität wählen, die im aktuellen Entwicklungsstadium hilfreich und – mit Blick auf den Admin-Aufwand – leistbar ist. Und das Startup-Feeling? Geht nicht dadurch verloren, dass pünktlich ein Gehalt gezahlt wird und beim Recruiting systematisch, transparent und rechtlich korrekt vorgegangen wird.

6. Tipp: Wie Start-ups in Sachen HR ans Ziel kommen

Überlegen Sie selbstkritisch – wie sieht unser Recruiting heute aus (einmal ganz unabhängig davon, was Kununu und die anderen Portale so schreiben). Wo sind wir gut, wo sollten wir uns professionalisieren? Wie sehen Externe – beispielsweise die erfahrene Personalchefin eines befreundeten Unternehmens – unser Recruiting? Die Unternehmensführung kann in einem Workshop zudem mit externer Beratungsunterstützung einmal den gesamten Personalbereich öffnen und Handlungsfelder identifizieren. Dann könnte eine Personalstelle geschaffen werden mit einer kompetenten Person, die in enger Abstimmung mit den Gründern und dem Team sämtliche Personal-Prozesse aufbaut, weiterentwickelt und die Fäden zentral in der Hand hält und dafür sorgt, dass rechtlich alles – beim Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zur Personalentwicklung – korrekt verläuft.

Alternativ: Ausgewählte Mitarbeiter könnten definierte Personal-Aufgaben übernehmen und dezentral Kompetenzen aufbauen und ihre Erfahrungen kommunizieren. Helfen können auch erste Kompetenzschulungen, beispielsweise für das „Lesen von Bewerbungsunterlagen“ oder das „Führen von Bewerbungsgesprächen“. Schritt für Schritt kann dann eine moderate, aber kontinuierliche Anpassung der Organisation 

*Auszüge aus dem Artikel „Personalarbeit und Recruiting in Start-Ups“ von Frau Claudia Irsfeld (Manager People und Developement 4C GROUP AG) und Herrn Dr. Martin Hartmann (studierter Pädagoge und Trainer), Veröffentlicht in Starting-up.de: 03/2017

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Viele Grüße 

Ihr Christian Baier

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