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S/4HANA Migration: Wieso das Accounting aktiv werden muss!

S4HANA Migration

SAP S/4HANA Migrationen sind die große Veränderung in den nächsten Jahren für Unternehmen, die mit SAP arbeiten.

Wenn Ihr Vorstand sich von der Migration auch hohe Effizienzgewinne und eine Digitalisierung der Prozesse verspricht und einen ambitionierten Business Case skizziert hat, dann sollten Sie sich im Projekt engagieren. Die gute Nachricht: die Migration ist eine riesige Chance für einen großen Wurf. Die schlechte Nachricht: das Projekt ist kein Selbstläufer! Dieser Artikel möchte Ihnen Argumente an die Hand geben, warum Sie sich einmischen sollten!

Immer wieder erleben wir, dass die IT über funktionale Änderungen in S/4 hervorragend informiert ist und gleichzeitig die Fachabteilungen noch völlig über die Veränderungen im Unklaren sind. Der hohe tägliche Arbeitsdruck und die Einschätzung, S/4 sei vor allem eine technische Migration, führen zu diesen Kenntnisunterschieden. Im Controlling ist die Situation häufig noch dramatischer. Die erste vom Controlling gestellte Frage ist, ob der Export zu Excel denn in Zukunft noch immer funktioniere – und wenn das bejaht wird, entspannt man sich und weiß, dass man sich auch in Zukunft behelfen kann.

Andererseits wissen alle Betroffenen – Accounting muss in der Regel all das ausbaden, was in den vorangehenden Prozess-Schritten als Variante, als Abkürzung, als pragmatisch oder einfach nur als lästige Gängelung angesehen wurde.

Welche Auswirkungen hat S/4HANA für das Group Accounting?

SAP verspricht real-time-Konsolidierung und alle fragen sich, wie denn das neue Konsolidierungstool aussieht. Abgesehen davon, dass man lange über den Sinn und die Potentiale für Verwirrung von real-time-Konsolidierung sprechen kann, ist der Blick auf das Tool am Ende des Prozesses irreführend!

Die Grundlagen für eine hohe Automatisierung der Konsolidierung werden in vielen anderen Prozessen gelegt!

In Kontenplänen, in der Definition von Geschäftspartnern und des Prozesses der internen Verrechnung, in der sinnvollen Nutzung von Ledgern, in durchgängigen Konzepten der Nutzung von SAP Objekten, wie Profit Centern und wie immer in der Durchsetzung von Standards, etc.

Einheitlicher Kontenplan

Ein sehr gutes Beispiel für zentrale Vorgaben und Strukturen ist der Kontenplan. Schon bisher hätte ein einheitlicher Kontenplan vielen Beteiligten das Leben einfacher gemacht. Keine Überleitungen und Mappings mehr, eine klare Zuordnung von IC-Transaktionen und hohe Effizienzgewinne in Shared Services.

Vielfach wurden diese Strukturen nicht durchgesetzt, da man den dezentralen Einheiten ihre Freiheiten lassen wollte, obwohl diese Freiheiten kaum dem Geschäftszweck gedient haben dürften. In S/4 gibt es nur noch einen Kontenplan sowohl für alle legalen Einheiten als auch für Finanzen (FI) und Controlling (CO).

Einheitliche Identifikation von IC-Partnern: Geschäftspartnerkonzept

Ebenfalls in S/4 verpflichtend ist das Geschäftspartnerkonzept, in dem Geschäftspartner und zugehörige Debitoren und Kreditoren über alle Module hinweg zusammengefasst werden. Einheitliche, bekannte Strukturen helfen deutlich bei der Konsolidierung und sind auch deutlich flexibler als die vielfach noch angewandte Technik der dezidierten Sachkonten. Die durchgängige und einheitliche Identifikation von IC-Partnern macht viele heutige „Nachforschungen“ überflüssig. Außerdem ist es wieder an der Zeit, sich darüber Gedanken zu machen, ob man sich immer noch den Luxus von Intercompany-Abstimmungen leisten möchte, obwohl man durchbuchen könnte. Häufig ist ja das Missverständnis, dass Durchbuchen gleichgesetzt wird mit Akzeptanz. Auch durchgebuchte Rechnungen können storniert werden und mit Gutschriften korrigiert werden. Nur der mühselige Akt des Abstimmens entfiele vollständig.

Für diejenigen, die mit global aufgestellten Kunden und einem zentralen Key Account-Management konfrontiert sind, ist das Geschäftspartnerkonzept im Übrigen auch eine sehr gute Nachricht!

Sinnvolle Nutzung von Ledgern: Verändertes Ledgerkonzept

Vielen Unternehmen sind die Ledger aus der Überleitung von oder in lokales GAAP bekannt. Nutzt man diese Ledger vernünftig, dann reduzieren sich die Überleitungen in der Konzernkonsolidierung deutlich. Das Differenz-Ledger hat jedoch in Kombination mit der Materialbewertung und den Abschreibungsläufen noch ganz andere Möglichkeiten. Stellen Sie sich vor, Sie bewerten die Intercompany-Material-Transaktionen sowohl zu Verrechnungspreisen als auch zu den Herstellkosten ohne Gewinnaufschlag und führen die unterschiedlichen Bewertungen in getrennten Ledgern. Dann verliert die Zwischengewinneliminierung ebenso wie das „durchgestochene“ Produktergebnis viel von der manuellen Schätzarbeit. Gleiches gilt im Übrigen auch für Anlagenverkäufe im Konzern. Mit der Zuordnung der Anlage und damit der unterschiedlichen Abschreibungen zu den Geschäftspartnern in der SAP Cluster-Tabelle ACDOCA kann diese Aufgabe, die früher nur mit großen Klimmzügen bewältigt werden konnte, deutlich leichter erledigt werden. 

Exakte und einheitliche Definition der Steuerungsinformationen

Die vorangehenden Beispiele klingen für viele sehr nach Buchhaltung, obwohl die Auswirkung im Reporting nicht unterschätzt werden darf. Doch auch das Controlling profitiert deutlich von S/4 – eigentlich ist das sogar untertrieben, da S/4 für das Reporting und die Analyse entwickelt und optimiert wurde! Jeder, der Daten aus S/4 in Excel für weitere Analysen lädt begeht eigentlich ein Sakrileg.

Durch die Ergänzung des immer vollständig verfügbaren Buchungsstoffes in der ACDOCA mit Zusatzinformationen wie Profit-Center, Kostenstellen, PSP-Elementen, Debitoren und Verkaufsländern, etc. lässt sich eine enorm mächtige Datenbasis erstellen, die die bekannte kalkulatorische CO-PA in den Schatten rückt – sie ist nur noch dann notwendig, wenn echte kalkulatorische Bewertungen vorgenommen werden müssen.   

Auf dieser Basis können Steuerungsinformationen exakter und gruppeneinheitlich definiert und flexibel zu den Verantwortungsbereichen gebracht werden. Daher lohnt es sich, die gewachsenen Strukturen auf den Prüfstand zu stellen.

S/4HANA als Digitalisierungsprojekt

Wenn man S/4 nicht als technisches Migrationsprojekt, sondern als Digitalisierungsprojekt begreift, dann wird unmittelbar klar, warum alle Prozesse im Rahmen der Einführung auf den Prüfstand gehören. Hohe Automatisierungsquoten z.B. im Kreditorenprozess erreicht man selten durch Roboter, die die Fehler der Vorstufen ausmerzen wollen. Viel einfacher ist eine hohe Bestellquote aus Katalogen und damit eine BAnf-Quote nach 100%, auch für Gemeinkostenmaterial. Firmen, die diesen Weg konsequent gegangen sind, können von Einsparungen im Einkauf, hoher Nutzerzufriedenheit und sehr niedrigen Transaktionskosten berichten.

Nutzen Sie also das S/4 Projekt für ein Reinemachen in Ihren Prozessen – oder seien Sie nicht enttäuscht, wenn nach einer Migration die erhofften Verbesserungen nicht eintreffen.

 

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