4C Roadbook

Virtuelle Team Collaboration effizient gestalten

"Dieses Meeting hätte auch eine E-mail sein können…" Haben Sie sich das auch schön häufig gedacht und sich gefragt, wie Sie virtuelle Team Collaboration auch außerhalb von stundenlangen Abstimmungsterminen effizient gestalten können? Entgegen der Erwartung der meisten Führungskräfte kann Arbeit remote sogar die Produktivität steigern, so die Ergebnisse einer Studie der Universität Stanford aus 2015 und durch den Einsatz der richtigen Hilfsmittel und Tools die Arbeit leichter machen.

#1 Persönliche Organisation

Der wichtigste Bestandteil eines jeden Teams sind dessen Mitglieder. Daher ist die entsprechende Teamplayer-Mentalität essentiell - all hands on deck! In der virtuellen Zusammenarbeit ist insbesondere die persönliche Organisation entscheidend, um eine möglichst reibungslose Teamarbeit sicherzustellen.

Quality Time

Im Büro steht ständig ein Kollege am Schreibtisch der "nur ganz kurz noch eine Sache klären" oder "nur mal kurz vorbeischauen" möchte - das ist in remote Teams anders. Entgegen der Erwartung, dass man bei remote Arbeit in Ruhe abarbeiten kann, wenn man nicht die ganze Zeit von seinem Team umgeben ist, ist die Realität doch meist eher diese: Ein Abstimmungstermin folgt dem nächsten und man verbringt den Großteil des Tages in Video- und Telefonkonferenzen. Die Umsetzung der besprochenen To-Dos fällt dann oft in die Abendstunden. Um dem entgegenzuwirken, können Sie bei der Arbeit aus dem Home Office, wie auch als Teil von international zusammengesetzten Teams Fokuszeit in den täglichen Arbeitstag einplanen. Während dieser Zeit sollten idealerweise die üblichen Störfaktoren eliminiert werden, d.h.: Smartphone in den "Nicht stören"-Modus schicken sowie Outlook und Messenger Pop-ups deaktivieren. Wenn möglich, kann ein gemeinsamer Slot für das gesamte Team vereinbart werden, den alle für individuelles Arbeiten nutzen. Im Idealfall blocken Sie diesen Zeitraum auch sichtbar in Ihrem Outlook-Kalender (siehe nächster Tipp).

Praxistipp: Die erste Stunde eines jeden Tages für persönliche Fokuszeit blocken und im Sinne von Mark Twain direkt den "Frosch essen" (If it's your job to eat a frog, it's best to do it first thing in the morning. And if it's your job to eat two frogs, it's bets to eat the biggest one first"). Erledigen Sie die To-Dos, die am meisten Konzentration erfordern zuerst. So kann der restliche Arbeitstag inklusive Meeting-Marathon deutlich entspannter angegangen werden.

Mehr Transparenz trotz Distanz

Insbesondere dann, wenn man nicht für alle sichtbar nebenan sitzt, sollte man klar kommunizieren, wann man für Austausch oder Abstimmungen verfügbar ist. Ebenso sollte man klar kommunizieren, welche Zeitslots durch Termine, konzeptionelles Arbeiten oder ähnliches geblockt sind. Die einfachste Option hierzu ist seinen virtuellen Kalender (z.B. in Outlook) für seine Kollegen sichtbar zu machen entsprechend zu pflegen. Die gängigen Kalender bieten auch die Möglichkeit zwischen "gebucht/beschäftigt" oder "abwesend/ außer Haus" zu unterscheiden. So signalisieren Sie klar, ob Sie am jeweiligen Tag komplett abwesend oder nur zeitweise geblockt sind. Essentiell ist aber, dass alle Mitglieder im Team ihre Kalender aktiv pflegen. Dazu gehört auch, versehentliche "Ganztages"-Blocker zu vermeiden, wie z.B. Kalendereinträge, die lediglich als Erinnerung an einen Geburtstag dienen, nicht mit "gebucht" zu markieren. Wichtig ist auch, die Erwartungshaltung bezüglich der eigenen Verfügbarkeiten mit dem Team zu klären: Niemand möchte rund um die Uhr erreichbar sein müssen, daher sollte klar geklärt sein, in welchem Zeitraum eventuell auch Zeit für Team-interne ad-hoc Abstimmungen möglich sein sollte. Übrigens: Private Termine können auch als solche markiert werden und sind für die Kollegen dann nur eingeschränkt sichtbar.

Praxistipp: Ähnlich zum "Nicht stören"-Schild an der Bürotür bieten die meisten Messenger-Tools die Option, den aktuellen Status (verfügbar/ in Besprechung/ nicht stören/ abwesend) zu signalisieren, z.B. Microsoft Teams oder Skype for Business. Einfach bei notwendiger störungsfreier Zeit die entsprechende Status-Option aktivieren und so den Kollegen mitteilen, dass man gerade nicht verfügbar ist.

#2 Content Sharing & Kommunikation

Ist das grundsätzliche Setting und die zeitliche Organisation geklärt, gilt es festzulegen, wie im virtuellen Raum Arbeitsinhalte, Dokumente und zu Know-How dokumentiert werden.

Weniger ist mehr - Kanäle & Tools gezielt einsetzen

"Hast du meine Nachricht bzgl. der E-Mail, die ich dir zu dem geteilten Dokument geschickt habe, gelesen?" o.ä. ist zu einer fast üblichen Frage geworden. Je mehr Kanäle zur Verfügung stehen, desto schwerer fällt es zu entscheiden welcher Kanal der richtige ist, um Inhalte und Dokumente zu teilen. Wie so oft gilt auch hier: Weniger ist mehr! Ob zentraler SharePoint oder Team-Laufwerk, es sollte eine klare und für alle nachvollziehbare Ablage- und Dokumentationsstruktur abgestimmt werden. Hier finden sich zu jeder Zeit die aktuellen Arbeitsstände sowie als final gekennzeichnete Dokumente und Dateien. In der Kommunikation miteinander sollte dann nur noch mit Links auf die entsprechenden Ablageorte gearbeitet werden. Hilfreich zur Dokumentation wichtiger Informationen und Inhalte kann auch ein Wiki-Tool (z.B. in Microsoft SharePoint oder Atlassian Confluence ) sein, in welchem alle wichtigen Informationen und Know-How für das gesamte Team zugänglich dokumentiert wird.

Praxistipp: In einem gemeinsamen Team-Workshop die möglichen Use Cases sammeln und gemeinsam die Kanäle und Ablageorte mit dem besten Fit abstimmen. So ist die Entscheidung für alle nachvollziehbar und das Team committed sich gemeinsam auf die Einhaltung dieser Regelungen.

Was man schreibt bleibt - nachvollziehbare Kommunikation

Skype, WhatsApp, Slack, Teams, Email, Telefon - Es gibt eine Vielzahl möglicher Kontaktkanäle für eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Damit Ihre Kommunikation einfach und nachvollziehbar bleibt, können Sie mit Ihren Kollegen vereinbaren in welchen Fällen bestimmte Kanäle zu nutzen sind. Bei Chat-Programmen empfiehlt es sich besonders darauf zu achten in "persistant chats" zu kommunizieren, sodass auch die Unterhaltung der letzten Tage noch sichtbar sind. Für kleine Teams kann es zudem hilfreich sein einen gemeinsamen Team-Chat aufzusetzen um kurze Abstimmungen direkt und trotzdem nachvollziehbar durchzuführen. Gilt es Themen auf Grund ihrer Komplexität telefonisch abzustimmen, halten Sie ein einfaches Ergebnis per E-Mail oder sogar im Team-Chat fest. So ist jeder informiert und kann bei Bedarf nachlesen.

Praxistipp: Zu den meisten Kommunikationstools für den Desktop gibt es mittlerweile auch verbundene Smartphone-Apps. So können Sie der Unterhaltung auch ganz bequem mobil folgen ohne auf private Kanäle umzusteigen.

Klare Kommunikation ist alles

Insbesondere dann, wenn eine persönlich Abstimmung nur schwer möglich ist, ist klare und präzise Kommunikation wichtig. Dies betrifft besonders Themen, die man sonst "im Vorbeigehen" abstimmen konnte: der aktualisierte Status eines Dokuments, Verzögerungen zu dringend erwarteten Informationen oder ein kurzes To-Do. Eine feste Vereinbarung, wie kleinere Abstimmungen trotz räumlicher Distanz vorzunehmen, kann sehr hilfreich sein. Sowohl die genutzten Tools, aber auch wie sich das Team als Gesamteinheit organisiert, sind wesentliche Parameter, die es zu bedenken gilt. Hier kann schon eine einfache Regel wie z.B. jede Übergabe durch eine kurze Nachricht zu bestätigen helfen, dass keine To-Dos liegen bleiben.

Praxistipp:  Stimmen Sie mit dem Team die konkreten Formate und Kanäle (z.B. kurze Messenger-Nachricht), sowie den Minimum-Rahmen (z.B. bei Statusänderung) an notwendiger Kommunikation, welche für die regulären Arbeitsprozesse notwendig sind klar ab - vergessen Sie nicht einen extra Kanal für Coffee-Chat!

Befähigen Sie Ihr Team für die virtuelle Zusammenarbeit!

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#3 Tools

Haben Sie die Themen Content Sharing und Kommunikation in Ihrem Team definiert, ist für die virtuelle Zusammenarbeit insbesondere die Wahl der richtigen Tools bedeutend.

Stick to the Basics

Viele digitale Tools sind sehr umfassend in ihren Konfigurationsmöglichkeiten und verfügbarer Features. Insbesondere dann, wenn Teams noch nicht an das virtuelle Arbeiten und die Vielzahl an verfügbaren Tools gewöhnt sind sollte daher kein "Over-Engineering" betrieben werden. Die Wahl eines möglichst intuitiven und einfach handhabbaren Tools kann dem Team die Eingewöhnung wesentlich erleichtern und somit schnelle Erfolge sicherstellen. Je komplexer das Tool, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich die Mitarbeiter Workarounds mit ihnen bekannten Optionen wie E-Mail bedienen, anstatt gemeinsam mit digitalen Tools zu arbeiten. Idealerweise sollte ein Tool möglichst viele Anforderungen abdecken oder aber mit anderen Tools verknüpft werden können: den direkten Austausch im Team ermöglichen (Konferenz- und Chat-Funktion), Funktionen zur Organisation der Arbeitspakete und To-Dos beinhalten (Task-Management), ein Wiki-Format bereithalten (Dokumentation und Informationsaustausch) und eine Verlinkung auf die wesentlichen genutzten Cloud-Speicher und Ablageorte ermöglichen.

Praxistipp: Als Einstieg in die Zusammenarbeit im Team Microsoft OneNote nutzen um schnell und effizient Struktur zu erzeugen und die wesentlichen relevanten Themen zu organisieren. Die Applikation gehört als Teil des O365-Pakets von Microsoft in den meisten Unternehmen zur Grundausstattung und ermöglicht es Informationen und Inhalte ohne aufwendige Aufbereitung oder Formatierung zu teilen. So können dort z.B. Team-interne To-Do-Listen gepflegt oder Klärungs- und Agenda-Punkte für Meetings gesammelt werden.

Benachrichtigungen nutzen

Eine geringe Anzahl unterschiedlicher Kanäle und Tools ist hilfreich um Kommunikation, Austausch und Kollaboration möglichst transparent und für alle nachvollziehbar zu gestalten.

Hier hilft: Klar abstecken, welche Themen auf welchem Kanal ausgetauscht werden. Sollen alle Team-Mitglieder immer auf dem Laufenden gehalten werden um bei Bedarf Input oder Feedback zu geben? Einfach die in den meisten Tools vorhandenen Benachrichtigungs-Funktionen nutzen und alle Informationen entweder im integrierten Chat oder als personalisierten Kommentar (@name) teilen. Über die Benachrichtigungen werden die betreffenden Kollegen umgehen informiert. Aber auch hier gilt wieder: möglichst schlank bleiben! Um nicht von einer Flut von E-Mail-Benachrichtigungen oder Pop-ups über Änderungen und Aktualisierungen erschlagen zu werden, kann jeder individuell eingrenzen, über welche wesentlichen Änderungen man benachrichtigt werden möchte. So kann man sich z.B. nur über Statusänderungen wichtiger Dokumente oder neuer Uploads informieren lassen.

Praxistipp: Benachrichtigungen und Pop-ups so einstellen, dass man nur über die relevantesten Änderungen und Aktualisierungen benachrichtigt wird, z.B. wenn ein anderes Teammitglied per direkter Ansprache oder Verlinkung ('@Kollege') um eine Rückmeldung oder Aktion bittet.

#4 Virtual Socializing

In der virtuellen Zusammenarbeit liegt der Fokus zunächst in der Sicherstellung von Produktivität. Daher ist es besonders wichtig die persönliche Interaktion des Teams nicht zu vernachlässigen und das 'Wir'-Gefühl zu stärken.

Virtueller "Kaffee-Talk"

Wenn Teams remote zusammenarbeiten gibt es deutlich seltener die Gelegenheit für persönlichen Austausch. Die klassische Situation, die Kollegen zu einem kurzen (privaten) Austausch an der Kaffeemaschine zu treffen fällt weg. Ebenso der kurze Plausch auf dem Weg zum Besprechungsraum. Persönlicher Austausch kommt beim gemeinsamen Arbeiten am selben Ort quasi automatisch zustande, muss im virtuellen Raum aber gezielt ermöglicht werden. Sonst findet ein zwangloser Austausch meist nur bilateral per Telefon statt. Hierfür gibt es unterschiedlichste Optionen und Formate, um das Team in lockerer Atmosphäre zusammenzubringen, wie bspw. einen Regeltermin um gemeinsam einen Kaffee zu trinken.

Praxistipp: Feste Zeitslots für eine "virtuelle Kaffeepause" (z.B. einen vormittags und einen nachmittags) in Form einer Videokonferenzeinladung für das gesamte Team einstellen. Es kann auch ein Meeting-Raum bereitgestellt werden, welcher ad-hoc genutzt wird.

Virtuelles Team Event

In manchen Unternehmen ist es üblich alle zwei Wochen oder einmal im Monat mit dem Team essen zu gehen oder gemeinsam Sport zu machen. Auch in Zeiten der Heimarbeit muss diese oft liebgewonnene Tradition nicht untergehen. Vom virtuellen Feierabend-Kaltgetränk, über ein Team-Dinner bis hin zu einer gemeinsamen Sport-Session kann vieles auch per Video-Conferencing durchgeführt werden. So kann ein Sport-Trainer per Video Übungen vormachen, die jedes Team-Mitglied zu Hause nachmacht. Über Mikrofon und Lautsprecher oder sogar Kamera, macht das Team trotz räumlicher Distanz gemeinsam Sport und stärkt den Zusammenhalt.

Praxistipp: Aller Anfang ist schwer - Starten Sie doch einfach mit einem gemeinsamen virtuellen Feierabend-Kaltgetränk und stellen Sie Ihren Kollegen eine Frage zum Einstieg, bspw. "Was ist euer liebstes Hobby?". Lassen Sie das Team reihum antworten und reagieren Sie flexibel auf die Dynamik in Ihrem Team.

Chat-Gruppe erstellen

Meist tauschen sich einzelne Teammitglieder untereinander häufiger z.B. per Telefon persönlich aus als das Team als Ganzes. Die Team-Interaktion erfolgt dann meist im Rahmen von spezifischen Terminen. Ein entspannterer Austausch, der allen Teammitgliedern die Möglichkeit bietet sich zu beteiligen oder zumindest an der Konversation teil zu haben kann auch in einem speziell dafür vorgesehenen Kanal im genutzten Collaboration Tool stattfinden. Hierfür kann entweder ein zentraler Team-Kanal genutzt werden, über welchen die komplette Kommunikation innerhalb des Teams stattfindet, oder ein dedizierter "Coffee-Talk"-Kanal, über welchen auch mal lustige Anekdoten aus dem Arbeitsalltag geteilt werden können.

Praxistipp: Den Kollegen per Team-Chat wie gewohnt z.B. einen "Guten Morgen" wünschen und so den Austausch für den Tag in's Rollen bringen. Je regelmäßiger im Chat gepostet wird, umso wahrscheinlicher ist es, dass sich dieser für den täglichen Austausch etabliert und das Team intensiver als Einheit miteinander spricht.

Ihre Lisa Freitag und Christopher Haas

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